我是会务老司机,因为吃过太多的亏

日期:2022-07-07 23:52:15 | 人气:44

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会务执行,我们很多次遇到bug,


比如,如何解决色差?


谁动了你摆好的席卡?


哎呀,前排的人挡住了你看大屏上的PPT,


怎么回事?



会务执行做久了,总有一段段让人上头的经历,在日渐高标准的精细服务中,一些小细节会无形地逃过你的法眼,和大家一起扫扫雷,就当是没有酒的闲谈。




·多做有必要的确认·




项目的设计、物料延展,对于会展人来说再熟悉不过,一些新人却总会遇到实物有色差、字面有错误等情况


我们是这样做的:

01

你得先搞清设计文件的色彩模式,CMYK还是RGB?(这是最基本操作,不多赘述)。


往往在汇报时,客户看着PPT里的画面图十分满意,现场验收却是另一番呈现。


最简单好用的办法是用CMYK做设计,转RGB导图做电子文件汇报,设计与实物色差基本是最低值(起手RBG的文件,是万恶的源头)。


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02

打小样!打小样!打小样!


凡是物料,请打小样,以实物让客户确认(最好签字)。

03

大背景物料,建议“深、原、浅”三色供客户选择

04

设计汇报中,部分氛围建议分列有光和无光效果图。

05

物料文字内容,文件自查一遍 + 制作出件检查一遍,错误不要带到现场。




·会场环境的排查·




会场坏境分内外,有几种常见情况,搞会务的同学应该都遇到过:


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01

会场搭建完后,场地服务人员往往会提前做好保洁、摆好茶水纸笔、拉好座椅间距,这时往往会有神秘人”出现,乱动你的摆件、喝口矿泉水、揉坨纸巾乱扔......


大家一定要反复检查,直到开场前。

02

会场发生漏水的几率很小,不代表没有。


我有过两次经历,想起来后怕。


在彩排验收时,第一排C位沙发位置屋顶滴水(滴水很难发现,沙发还吸附了),如果不是及时发现,后果我也不敢说了。


另一次则是鲜明对比,会场验收完一切顺利,临走收工时主会场入口“突降大雨”,原因是上一层酒店泳池排水系统出问题,渗水至墙体。

03

舞美灯光照明、屏幕亮度,是否对前排嘉宾有影响太过刺眼。


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建议大家在首排每一个座位验收一遍。

04

开幕式、餐叙晚宴的席位卡,会遇到非工作人员随意调整,敬业的秘书、助理会希望自己领导有更好的位置。


既然有统一座次安排,大家可以在开场前封场,无关人员尽量不进出。

05

有时前排课桌的间距太近会影响嘉宾进出,一不小心还可能打翻后排茶水。不想尴尬,你就留宽。




·会场呈现别为难自己·




好多人历经千辛万苦,终于有机会担任现场执行组长或“导演”,但一些细节偏差蒙蔽了你的双眼。


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01

彩排的效率取决于你的台本、串场、音视频、图文有没有提前模拟彩排。


不耽误会务组时间、不拖延领导验收时间、不浪费技术人员时间,效率翻倍。

02

圆桌论坛环节,嘉宾台上的位置和背景照片顺序要符合,尊重讲者,造福观众。

03

屏幕落舞台上还是舞台后,是否影响台下观看,太低会不会挡住后方参会人视线?


这个很能彰显会务公司的专业度。


可用一个简便方式,提前把屏幕比例存两个或多个信号输出,基本为全屏比例和留白比例(分屏、侧屏不计)。


PPT演讲、圆桌论坛等不能影响后排观看视线的环节,用留白比例(2m高左右Logo留白画面打底,根据屏幕实际尺寸增减高度)。


串场、仪式环节(如手掌视频启动)用全屏比例。


不麻烦,也实用,不盲目搭建结构底座(够壕就不多说了)。


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04

屏幕多准备现场提示图片,如温馨提示、会场要求、临时通知等,配合口播提示会有更好地呈现。

05

会场材料不要马上丢弃,会议结束后统一存放物料间,有寻物者可找回。

06

仪式道具尺寸是否符合舞台两侧空间?


参加过一个活动,会场不大,舞台够宽,台侧隔墙约3m,仪式道具8m左右,搬运环节时,现场那个尬呀~

07

可以设置自助文具台,方便你我他。

08

加一条个人癖好,会场执行时:台本、主持稿、议程表都必须有一份,“同时在手,天下我有”。






·赠送几个省事细节·



01

大型项目的接机接站,一条接驳车线路可能安排几家顺路酒店停靠,嘉宾在大巴车箱取行李难免拿错或核对半天。


大家做些行李牌吧,简单不贵,服务入微。

02

表格核对:物料表(同报价表),备注摆放位置,便于验收。

03

坚持复盘和总结。


这是十分关键的一步,能帮助你在日后做其它会议活动时更顺畅。


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以上这点皮毛就是锋哥让我斗的胆,不多,但有用。也许有些观点做法已过时,重点是搞会务的我们始终细节至上,不卡bug,不“自以为是”。